5 astuces pour créer efficacement ses supports de présentation

Vous êtes formateur, vous créez régulièrement vos supports de formation. Vous savez donc que c’est un travail très consommateur de temps et dont le résultat a un impact très significatif sur le niveau de satisfaction des participants. Le support est en quelque sorte la vitrine du formateur. C’est la trace laissée de son action une fois la formation terminée. Il s’agit donc de ne pas traiter cette étape à la légère.

Chez Quality in Training, nous vous faisons gagner du temps et nous vous aidons à délivrer des prestations de qualité.




Voici nos recommandations, qui sont le fruit de notre expérience.


Utiliser des « add-in » powerpoint

Les supports de formation en mode présentiel sont généralement présentés en format powerpoint. Pour que le document soit agréable à lire, il faut présenter de nombreux tableaux, graphes… Il s’agit de synthétiser l’information pour la rendre facilement mémorisable. L’usage d’« add-in » va rendre deux services précieux pour tout formateur : il va permettre une présentation très qualitative, homogène, très visuelle. Ce sont les cabinets de conseil qui sont généralement de gros consommateurs de ces applications car le niveau d’exigence de leurs clients est très élevé. Mais les formateurs peuvent très bien s’approprier également ces outils simples d’utilisation. Mais le recours à ces add-in va aussi et surtout permettre de gagner un temps précieux en automatisant le process de création. Typiquement, la traduction dans une autre langue, les alignements, les formats de tableaux, peuvent être mémorisés et répliqués. 

Certains outils sont payants, d’autres gratuits. Parmi tous les outils que nous avons rencontrés, nous en avons sélectionné trois :  PoweruserEmpower et Oomfo.
 
Le choix de tel ou tel outil va dépendre du nombre de formateurs dans votre structure : certaines sociétés facturent par utilisateur, d’autres par groupes d’utilisateurs. Tout dépend donc de l’environnement du formateur et de sa capacité à répartir les coûts avec d’autres formateurs.


Mettre en annexe les documents qui nécessitent des mises à jour 

Point très important également pour ne pas perdre de temps dans les mises à jour ultérieures : tous les documents dont on sait qu’ils vont nécessiter des mises à jour doivent être renvoyés en annexe. De cette façon, ni le corps du document ni le sommaire ne seront modifiés, seules les annexes qui nécessitent des mises à jour le seront.

Choisir des formats d’impression très qualitatifs

On peut être tenté de limiter le budget reprographie. C’est vrai que l’impression papier est une charge et dans un contexte très concurrentiel, ce coût n’est pas neutre. Mais encore une fois, il faut considérer le support papier comme une vitrine du formateur et de l’organisme.

Mon conseil : à même budget, mieux vaut moins de slides, bien structurées, agréables à voir et en couleur, qu’un document lourd, indigeste et en noir et blanc. 

Il faut également porter une attention toute particulière à la reliure (les agrafes font cheap, le thermo collé à tendance à perdre des pages…).

Autre conseil : en organisant la reprographie suffisamment en amont de la date de formation, on évite les surcoûts de commande tardive, qui peuvent chiffrer très rapidement.

Paginer tous ses documents

Conseil anodin, mais qui facilitera l’animation de manière évidente. Si à chaque fois que vous renvoyez vos participants à des annexes mal organisées, non paginées, ils vont avoir des difficultés à les trouver ; vous allez donc créer des temps de flottement qui cassent le rythme de l’animation. La pagination du support powerpoint ET de ses annexes est donc un élément favorisant la qualité de la prestation du formateur.

Proposer des cas pratiques récents et en lien avec l’actualité

Un formateur est là pour transmettre un savoir et une pratique. Il est donc nécessaire d’utiliser des cas pratiques ou des exemples récents. Cette contrainte que l’on s’impose présente deux avantages : on partage les pratiques du moment, on apporte donc une vraie valeur ajoutée par rapport à un cour de e-learning. Par ailleurs, c’est un bon moyen de susciter des échanges car les participants en ont entendu parler, se sentent concernés, ont plus facilement leur mot à dire.

Quality in Training, solutions pour formateurs, est là pour vous accompagner et valoriser votre expérience.


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5 astuces pour créer efficacement ses supports de présentation